1. Mục đích, yêu cầu
1.1. Mục đích
Tự đánh giá chương trình đào tạo là hoạt động cần thiết và là yêu cầu bắt buộc của đơn vị thực hiện chương trình đào tạo (trong phạm vi hướng dẫn này là các khoa) tự rà soát, xem xét, đánh giá thực trạng của chương trình đào tạo (CTĐT); xây dựng và triển khai các kế hoạch hành động nhằm cải tiến và nâng cao chất lượng CTĐT; viết báo cáo tự đánh giá và từ đó điều chỉnh mục tiêu cho giai đoạn tiếp theo theo hướng cao hơn theo chu kỳ đào tạo 5 năm của đơn vị.
Từ kết quả tự đánh giá CTĐT, Nhà trường xin đăng ký với Bộ Giáo dục và Đào tạo để đánh giá ngoài nhằm đạt được chuẩn chất lượng chương trình đào tạo.
1.2. Yêu cầu
Trong quá trình tự đánh giá CTĐT, căn cứ vào từng tiêu chuẩn và tiêu chí, các Hội đồng tự đánh giá CTĐT phải tập trung thực hiện những việc sau:
- Mô tả, làm rõ thực trạng của CTĐT;
- Phân tích, giải thích, so sánh, đối chiếu và đưa ra những nhận định; chỉ ra những điểm mạnh, tồn tại và những biện pháp khắc phục;
- Lập kế hoạch hành động để cải tiến, nâng cao chất lượng CTĐT.
Tự đánh giá CTĐT là một quá trình liên tục, đòi hỏi nhiều công sức, thời gian và phải có sự tham gia của nhiều cá nhân trong toàn đơn vị thực hiện CTĐT cũng như sự phối hợp của các cá nhân, đơn vị khác trong Trường. Do đó, tất cả các đơn vị trong Trường phải có trách nhiệm cung cấp thông tin, minh chứng do đơn vị mình phụ trách liên quan đến hoạt động tự đánh giá CTĐT khi Hội đồng tự đánh giá CTĐT yêu cầu.
Hoạt động tự đánh giá CTĐT đòi hỏi tính khách quan, trung thực, công khai và minh bạch. Các giải thích, nhận định, kết luận đưa ra trong quá trình tự đánh giá phải dựa trên các minh chứng cụ thể, rõ ràng, đảm bảo độ tin cậy. Việc tự đánh giá phải đảm bảo đánh giá đầy đủ các tiêu chí trong bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CTĐT do Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành.
Quá trình tự đánh giá CTĐT cần bám sát tiêu chuẩn đánh giá và các văn bản hướng dẫn sau đây:
Bộ tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CTĐT các trình độ của giáo dục đại học ban hành tại Thông tư số 04/2016/TT-BGDĐT ngày 14/3/2016 ban hành Quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo (Thông tư 04);
Các văn bản hướng dẫn chính bao gồm:
- Thông tư số 38/2013/TT-BGDĐT ngày 29/11/2013 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo ban hành Quy định về quy trình và chu kỳ kiểm định chất lượng chương trình đào tạo của các trường đại học, cao đẳng và trung cấp chuyên nghiệp (Thông tư 38);
- Công văn số 1075/KTKĐCLGD-KĐĐH ngày 28/06/2016 của Cục Khảo thí và Kiểm định chất lượng Giáo dục về việc hướng dẫn tự đánh giá chương trình đào tạo (Công văn 1075);
- Công văn số 2274/BGDĐT-QLCL ngày 28/05/2019 của Cục Quản lý chất lượng về việc đẩy mạnh công tác bảo đảm chất lượng và kiểm định chất lượng giáo dục ĐH, CĐSP, TCSP (Công văn 2274);
- Công văn số 1669/QLCL-KĐCLGD ngày 31/12/2019 của Cục Quản lý chất lượng về việc thay thế Tài liệu đánh giá chất lượng CTĐT các trình độ của GDĐH ban hành kèm theo Công văn số 769/QLCL-KĐCLGD (gọi tắt là Bộ mốc chuẩn kèm theo Công văn số 1669);
- Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ một số kỹ thuật tự đánh giá (do Phòng BĐCL&TTPC cung cấp).
2. Quy trình tự đánh giá
Quy trình tự đánh giá được quy định trong Thông tư 38 và Công văn 1075 và được cụ thể hóa theo từng bước của chu trình dưới đây:
Chi tiết các bước được cụ thể hóa như sau:
2.1. Bước 1. Thành lập Hội đồng tự đánh giá CTĐT
Hội đồng tự đánh giá CTĐT có số thành viên là số lẻ và có ít nhất là 9 thành viên, do Giám đốc hoặc Hiệu trưởng (sau đây gọi chung là Hiệu trưởng) quyết định thành lập cho từng chương trình đào tạo.
Thành phần Hội đồng tự đánh giá CTĐT bao gồm:
- Chủ tịch Hội đồng là Hiệu trưởng;
- Hai Phó Chủ tịch, trong đó một Phó Chủ tịch là Phó Hiệu trưởng, một Phó Chủ tịch là Trưởng khoa có chương trình đào tạo được đánh giá;
- Các thành viên gồm: đại diện Hội đồng trường, Hội đồng khoa học và đào tạo; lãnh đạo phòng đào tạo; đại diện lãnh đạo các phòng, ban, khoa, tổ bộ môn; đại diện giảng viên có uy tín tham gia các hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học liên quan đến chương trình đào tạo được đánh giá; đại diện sinh viên của chương trình đào tạo;
- Giúp việc cho Hội đồng tự đánh giá CTĐT là Ban thư ký bao gồm các cán bộ của đơn vị chuyên trách về đảm bảo chất lượng và các cán bộ khác liên quan đến chương trình đào tạo được đánh giá;
- Các công việc cụ thể của Hội đồng tự đánh giá CTĐT được phân công cho các nhóm công tác chuyên trách (CTCT) gồm các thành viên của Hội đồng tự đánh giá CTĐT và Ban Thư ký. Mỗi nhóm công tác có 4-5 người, phụ trách 1-2 tiêu chuẩn và do một thành viên của Hội đồng phụ trách. Mỗi thành viên của Ban Thư ký không tham gia quá 2 nhóm công tác chuyên trách.
Hội đồng tự đánh giá CTĐT làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, thảo luận để đi đến thống nhất.
2.2. Bước 2. Lập kế hoạch tự đánh giá
Các Hội đồng tự đánh giá CTĐT lập kế hoạch tự đánh giá chương trình đào tạo (dựa trên Kế hoạch mẫu trong Phụ lục 1) và được Hiệu trưởng – Chủ tịch Hội đồng phê duyệt.
Kế hoạch tự đánh giá chương trình đào tạo phải thể hiện được các nội dung sau:
- Mục đích và phạm vi của đợt tự đánh giá chương trình đào tạo;
- Thành phần Hội đồng tự đánh giá CTĐT;
- Nhiệm vụ cụ thể của từng thành viên Hội đồng;
- Công cụ tự đánh giá chương trình đào tạo;
- Xác định các thông tin và minh chứng cần thu thập;
- Dự kiến các nguồn lực về cơ sở vật chất, tài chính và thời điểm cần huy động các nguồn lực trong quá trình triển khai tự đánh giá chương trình đào tạo;
- Thời gian biểu: chỉ rõ khoảng thời gian cần thiết để triển khai và lịch trình thực hiện các hoạt động cụ thể trong quá trình triển khai tự đánh giá chương trình đào tạo.
Kế hoạch tự đánh giá được xây dựng phải bao gồm các hoạt động phù hợp có các mốc thời gian cụ thể, phải đảm bảo hoạt động tự đánh giá hoàn thành trước ngày 15/09/2020. Sau đó Nhà trường thực hiện các quy trình đăng ký với Bộ Giáo dục và Đào tạo để thực hiện đánh giá ngoài để công nhận CTĐT đạt tiêu chuẩn chất lượng.
2.3. Bước 3. Tập huấn nghiệp vụ tự đánh giá CTĐT
Các hội đồng tự đánh giá CTĐT có trách nhiệm nghiên cứu kỹ các văn bản quy định và hướng dẫn tự đánh giá CTĐT theo thứ tự sau: Thông tư 04, Thông tư 38, Công văn 1075, Công văn 1669, Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ tự đánh giá CTĐT.
Phòng BĐCL&TTPC lập kế hoạch tập huấn nghiệp vụ tự đánh giá CTĐT cho các hội đồng tự đánh giá. Triển khai tập huấn nghiệp vụ tự đánh giá CTĐT cho các hội đồng tự đánh giá CTĐT trên cơ sở các hội đồng đã nghiên cứu trước các văn bản hướng dẫn trên.
2.4. Bước 4. Phân tích tiêu chí, thu thập thông tin và minh chứng
a) Căn cứ vào các tiêu chí của các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CTĐT, Hội đồng tự đánh giá CTĐT tiến hành phân tích nội hàm của tiêu chí (Theo hướng dẫn trong công văn 1669), thu thập thông tin và minh chứng (Phụ lục 2). Thông tin và minh chứng thu được không chỉ phục vụ cho mục đích đánh giá mà còn nhằm mô tả thực trạng các hoạt động của CTĐT của Nhà trường để người đọc hiểu hơn, qua đó làm tăng tính thuyết phục của báo cáo tự đánh giá:
– Khi thu thập thông tin và minh chứng, Hội đồng tự đánh giá CTĐT cần kiểm tra độ tin cậy, tính xác thực, mức độ phù hợp và liên quan đến tiêu chí. Hội đồng tự đánh giá CTĐT phải luôn đặt câu hỏi về các thông tin thu được: Nếu người khác đi thu thập thông tin đó thì có thu được kết quả tương tự như thế không? Liệu những thông tin đó có mang lại những hiểu biết mới, rõ ràng và chính xác về thực trạng các hoạt động của CTĐT hay không?
– Trong trường hợp không thể tìm được thông tin, minh chứng cho một tiêu chí nào đó, Hội đồng tự đánh giá CTĐT phải làm rõ lý do và ghi vào Phiếu đánh giá tiêu chí (Phụ lục 3);
– Trong quá trình thu thập thông tin và minh chứng, phải chỉ rõ nguồn gốc của chúng. Lưu trữ các thông tin, minh chứng, kể cả các tư liệu liên quan đến nguồn gốc của các thông tin và minh chứng thu được, có biện pháp bảo vệ các thông tin và minh chứng đó. Khuyến khích sử dụng công nghệ thông tin để số hóa các minh chứng, thuận tiện cho việc lưu trữ và đối chiếu khi cần thiết;
Các thông tin, minh chứng được mã hóa theo hướng dẫn trong Phụ lục 8.
Họp hội đồng để thống nhất danh mục các minh chứng, xem xét các đề xuất, kiến nghị về những khó khăn của các nhóm CTCT trong quá trình phân tích thông tin, minh chứng. Hội đồng tự đánh giá CTĐT đề xuất danh mục thông tin, minh chứng cần thu thập để gửi các đơn vị trong Nhà trường phối hợp cung cấp.
b) Nhà trường phải có các cơ sở dữ liệu sau đây để có đầy đủ thông tin và minh chứng phục vụ cho việc viết báo cáo tự đánh giá CTĐT:
– Báo cáo hằng năm về việc người học đánh giá chất lượng đào tạo của CTĐT trước khi tốt nghiệp; bao gồm quy trình, công cụ và kết quả đánh giá;
– Báo cáo hằng năm kết quả khảo sát tình hình việc làm của người học sau khi tốt nghiệp; bao gồm quy trình, công cụ và kết quả đánh giá;
– Báo cáo khảo sát hằng năm về mức độ đáp ứng của thư viện, phòng thí nghiệm, hệ thống công nghệ thông tin và các dịch vụ khác so với yêu cầu sử dụng của cán bộ, giảng viên và người học; bao gồm quy trình, công cụ và kết quả đánh giá;
– Cơ sở dữ liệu kiểm định chất lượng CTĐT (Phụ lục 4).
2.5. Bước 5. Xử lý, phân tích các thông tin và minh chứng thu được
a) Một số thông tin có thể sử dụng ngay để làm minh chứng nhưng một số thông tin khác phải qua xử lý, phân tích, tổng hợp mới có thể sử dụng để làm minh chứng cho các nhận định đưa ra trong báo cáo tự đánh giá. Ví dụ, hầu hết thông tin thu được sau các cuộc điều tra, khảo sát phải xử lý thành dạng số liệu tổng hợp mới có thể đưa vào làm minh chứng cho báo cáo tự đánh giá.
b) Thông tin cũng cần xử lý để tránh làm ảnh hưởng đến các đơn vị hoặc cá nhân cung cấp thông tin.
c) Thông tin, minh chứng thu được liên quan đến mỗi tiêu chí được trình bày trong Phiếu đánh giá tiêu chí (Phụ lục 3) trong khoảng 2-3 trang theo các nội dung dưới đây:
– Mô tả và phân tích các hoạt động của CTĐT liên quan đến tiêu chí;
– So sánh với yêu cầu của tiêu chí (mặt bằng chung), với chính CTĐT trong những năm trước hay với các quy định của Nhà nước để thấy được hiện trạng của CTĐT;
– Đưa ra những nhận định về điểm mạnh và những vấn đề cần phát huy, chỉ ra những tồn tại, giải thích nguyên nhân;
– Xác định những vấn đề cần cải tiến chất lượng và đề ra những biện pháp để cải tiến những vấn đề đó;
– Xác định mức độ đạt được của tiêu chí. Với mỗi tiêu chí, nếu có đầy đủ minh chứng đáp ứng các yêu cầu của tiêu chí thì xác nhận tiêu chí đó đạt yêu cầu theo mức đánh giá tương ứng.
d) Với những tiêu chí không có minh chứng để chứng minh mức độ đạt được của tiêu chí đó thì ghi: Không có minh chứng.
Trong quá trình xử lý, phân tích, nếu một số thông tin và minh chứng thu được không phù hợp với các kết quả nghiên cứu, đánh giá ở trong và ngoài Nhà trường về CTĐT đã được công bố trước đó thì Hội đồng tự đánh giá CTĐT có trách nhiệm kiểm tra lại các thông tin và minh chứng đó, giải thích lý do không phù hợp.
e) Phiếu đánh giá tiêu chí là tài liệu ghi nhận kết quả làm việc của mỗi nhóm công tác theo từng tiêu chí và là cơ sở để tổng hợp thành báo cáo theo từng tiêu chí, tiêu chuẩn. Vì vậy, mỗi nhóm công tác phải đảm bảo độ chính xác, trung thực và sự nhất quán của các Phiếu đánh giá tiêu chí trong mỗi tiêu chuẩn.
2.6. Bước 6. Viết báo cáo tự đánh giá
a) Kết quả tự đánh giá được trình bày thành một bản báo cáo của Nhà trường về các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CTĐT. Báo cáo tự đánh giá là một bản ghi nhớ quan trọng nhằm cam kết thực hiện các hoạt động cải tiến chất lượng của CTĐT.
b) Báo cáo tự đánh giá cần mô tả ngắn gọn, rõ ràng, chính xác và đầy đủ các hoạt động của CTĐT, trong đó phải chỉ ra những điểm mạnh, những tồn tại, khó khăn và kiến nghị các giải pháp cải tiến chất lượng, kế hoạch thực hiện, thời hạn hoàn thành và thời gian tiến hành đợt tự đánh giá tiếp theo.
c) Kết quả tự đánh giá được trình bày lần lượt theo các tiêu chuẩn đánh giá chất lượng CTĐT. Trong mỗi tiêu chuẩn, trình bày lần lượt theo từng tiêu chí. Đối với mỗi tiêu chí phải viết đầy đủ 5 phần: Mô tả; Điểm mạnh; Điểm tồn tại; Kế hoạch hành động; Tự đánh giá dựa trên kết quả đánh giá tiêu chí của các nhóm công tác (sử dụng Phiếu đánh giá tiêu chí – Phụ lục 3).
d) Kết quả đánh giá từng tiêu chí được tổng hợp vào bảng Tổng hợp kết quả tự đánh giá CTĐT (Phụ lục 5).
e) Tùy theo kế hoạch phát triển và chiến lược ưu tiên của Nhà trường, của đơn vị thực hiện CTĐT mà xác định trọng tâm cải tiến chất lượng cho từng giai đoạn. Về tổng thể, đơn vị phải có kế hoạch khắc phục tất cả những tồn tại, thiếu sót của CTĐT.
f) Trong một báo cáo tự đánh giá, độ dài ngắn của các phần viết về từng tiêu chuẩn, tiêu chí không nhất thiết phải giống nhau, nhưng cũng không quá chênh lệch.
Trong quá trình thực viết báo cáo tự đánh giá, Hội đồng tự đánh giá CTĐT cần:
- Xem xét các báo cáo của từng tiêu chuẩn, tiêu chí do các nhóm chuyên trách dự thảo;
- Kiểm tra lại các thông tin và minh chứng được sử dụng trong báo cáo tự đánh giá;
- Xác định các vấn đề phát sinh từ các thông tin và minh chứng thu được;
- Xác định các thông tin cần thu thập bổ sung;
- Thư ký Hội đồng tập hợp các báo cáo tiêu chuẩn thành dự thảo báo cáo tự đánh giá CTĐT.
g) Dự thảo báo cáo tự đánh giá cuối cùng (được trình bày theo các mục trong Phụ lục 6) phải được chuyển cho những người cung cấp thông tin và minh chứng để xác minh lại các thông tin, minh chứng đã được sử dụng và mức độ chính xác của các nhận định rút ra từ đó. Các nhóm công tác chịu trách nhiệm rà soát lại phần báo cáo có liên quan đến các tiêu chí, tiêu chuẩn được giao. Các thành viên Hội đồng tự đánh giá CTĐT ký xác nhận vào bản báo cáo tự đánh giá sau khi đã đọc và nhất trí với nội dung báo cáo tự đánh giá.
Hội đồng tự đánh giá CTĐT xem xét dự thảo báo cáo tự đánh giá và đề xuất những chỉnh sửa (nếu cần).
Hội đồng tự đánh giá CTĐT họp với các phòng, khoa, ban, trung tâm để thảo luận về báo cáo tự đánh giá, xin ý kiến góp ý.
Công bố bản báo cáo tự đánh giá (đã chỉnh sửa sau góp ý của các phòng, khoa, ban, trung tâm) trong Nhà trường và các khoa thực hiện CTĐT.
Các cán bộ, giảng viên, nhân viên, người học đóng góp ý kiến phản biện về báo cáo tự đánh giá.
Hội đồng tự đánh giá CTĐT họp để tiếp tục bổ sung và hoàn thiện báo cáo tự đánh giá theo các ý kiến phản biện. Hội đồng tự đánh giá CTĐT thông qua báo cáo tự đánh giá lần cuối và nộp báo cáo cho Ban giám hiệu để ký và chuyển thành báo cáo tự đánh giá chính thức của CTĐT.
Lưu ý: Trong quá triển triển khai hoạt động tự đánh giá, nếu phát hiện các nội dung của hoạt động đào tạo đã triển khai chưa bảo đảm chất lượng, Trưởng khoa – Phó Chủ tịch Hội đồng tự đánh giá CTĐT có trách nhiệm đề xuất kế hoạch và thực hiện khắc phục tồn tại hạn chế trong hoạt động đào tạo của đơn vị nhằm bảo đảm và nâng cao chất lượng đào tạo ngay trong quá trình tự đánh giá. Hội đồng tự đánh giá CTĐT đề xuất các nội dung và biện pháp đề nghị Trường hỗ trợ theo yêu cầu bảo đảm và nâng cao chất lượng đào tạo trong phạm vi toàn Trường.
2.7. Bước 7. Lưu trữ Báo cáo tự đánh giá và chuẩn bị đánh giá ngoài
a) Báo cáo tự đánh giá sau khi hoàn thiện phải được Hiệu trưởng ký tên, đóng dấu, được lưu trữ cùng toàn bộ hồ sơ liên quan trong quá trình xây dựng và hoàn thiện:
– Bản sao báo cáo tự đánh giá được để trong thư viện/phòng tư liệu của đơn vị thực hiện CTĐT; một bản sao được nộp về Phòng BĐCL&TTPC để lưu trữ và quản lý chất lượng; báo cáo tự đánh giá được phép mượn và sử dụng theo quy định của Hiệu trưởng. Khuyến khích đưa báo cáo tự đánh giá (file pdf) lên trang thông tin điện tử của đơn vị thực hiện CTĐT, trang thông tin điện tử của Trường để công khai, minh bạch các kết quả tự đánh giá;
– Đơn vị thực hiện CTĐT tổ chức lưu trữ các thông tin, minh chứng, kể cả các tư liệu liên quan đến nguồn gốc của các thông tin và minh chứng thu được, có biện pháp để bảo vệ các thông tin và minh chứng đó.
b) Phòng BĐCL&TTPC triển khai các thủ tục để đăng ký với Bộ Giáo dục và Đào tạo, tổ chức kiểm định thực hiện đánh giá ngoài.
3. Những lưu ý trong triển khai tự đánh giá
3.1. Thể thức, kỹ thuật trình bày
a) Bản báo cáo tự đánh giá được đóng quyển cẩn thận để có thể sử dụng, lưu trữ lâu dài; được trình bày theo quy định trong Phụ lục 7.
b) Các thể thức và kỹ thuật trình bày khác thực hiện theo các quy định về văn bản hiện hành.
2.2.2. Cấu trúc báo cáo tự đánh giá
Cấu trúc báo cáo tự đánh giá sắp xếp theo thứ tự của Phụ lục 7.
Nội dung chính của báo cáo gồm: Phần I. Khái quát; Phần II. Tự đánh giá theo các tiêu chuẩn, tiêu chí; Phần III. Kết luận; Phần IV. Phụ lục theo cấu trúc đã nêu trong (Phụ lục 6).
4. Nhiệm vụ các đơn vị trong hoạt động tự đánh giá CTĐT
Phòng Bảo đảm chất lượng và Thanh tra Pháp chế xây dựng tài liệu hướng dẫn; tập huấn nghiệp vụ tự đánh giá CTĐT cho các Hội đồng tự đánh giá CTĐT; hướng dẫn về quy trình, nghiệp vụ trong suốt quá trình tự đánh giá; cử cán bộ có chuyên môn về bảo đảm và kiểm định chất lượng giáo dục tham gia các Hội đồng tự đánh giá CTĐT với vai trò hỗ trợ về mặt nghiệp vụ tự đánh giá; triển khai các quy trình sau tự đánh giá để đăng ký với Bộ Giáo dục và Đào tạo tiến hành đánh giá ngoài.
Phòng Đào tạo tham gia các Hội đồng tự đánh giá CTĐT để chỉ đạo bảo đảm chất lượng toàn diện hoạt động đào tạo với vai trò quản lý đào tạo; hướng dẫn các khoa tổ chức hoạt động đào tạo theo yêu cầu BĐCL và triết lý đào tạo của Trường; cung cấp các thông tin, minh chứng thuộc chức năng quản lý nhà nước về đào tạo trong toàn Trường phục vụ cho hoạt động tự đánh giá CTĐT của các Hội đồng tự đánh giá CTĐT.
Các phòng, ban, trung tâm, khoa, tổ chức đoàn thể, chính trị – xã hội cung cấp thông tin, minh chứng phục vụ hoạt động tự đánh giá CTĐT cho các Hội đồng tự đánh giá CTĐT; cử cán bộ tham gia các Hội đồng tự đánh giá CTĐT (nếu có yêu cầu); tham gia đọc Báo cáo tự đánh giá CTĐT và góp ý, phản biện nhằm nâng cao chất lượng hoạt động và Báo cáo tự đánh giá.
Hội đồng tự đánh giá CTĐT nghiên cứu kỹ hệ thống văn bản hướng dẫn tự đánh giá CTĐT; hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và các chiến lược, chính sách về giáo dục, đào tạo; nghiên cứu kỹ nội hàm các tiêu chuẩn, tiêu chí; nắm chắc thực trạng hoạt động đào tạo của Trường, thực hiện nghiêm ngặt quy trình tự đánh giá để thực hiện tự đánh giá đầy đủ, chính xác về chất lượng các CTĐT./.
